Sistema premiante: le basi per la giusta attuazione

I sistemi premianti funzionano o non funzionano per migliorare l’efficienza all’interno dell’azienda? È una domanda che molte organizzazioni si pongono nel momento in cui ipotizzano di implementare sistemi di questo tipo in maniera diffusa all’interno della propria struttura.

Molto spesso il dubbio sull’efficacia dei sistemi premianti si può riassumere così: la leva della motivazione estrinseca basata sul riconoscimento di un premio è sufficiente a garantire il pieno allineamento delle risorse agli obiettivi dell’azienda? È qui che spesso c’è una divisione tra aziende che rispondono affermativamente e aziende meno convinte della forza di questa leva.

Per approfondire meglio l’argomento del sistema premiante, abbiamo identificato e raccolto qui gli elementi che potrebbero essere utili per rispondere a questa prima domanda e, soprattutto, per progettare un sistema di gestione per obiettivi efficace.

Partiamo proprio da quest’ultimo punto: un sistema di gestione per obiettivi efficace, perché è importante comprendere che il sistema premiante è solo uno degli strumenti di un approccio organizzativo vero e proprio basato sul diffuso concetto del raggiungimento di obiettivi. Lo strumento quindi può funzionare solo se l’intero sistema organizzativo è solido e se gli obiettivi sono tra loro legati in modo chiaro, a partire da quelli strategici aziendali di più alto livello.

Inoltre, a proposito degli obiettivi, questi devono essere coerenti tra loro e declinati in obiettivi di performance e obiettivi di processo (come abbiamo visto anche nell’articolo relativo ai 4 livelli di obiettivi) e suddivisi tra ogni funzione o team di lavoro.

In sintesi, possiamo dire che l’organizzazione dovrebbe essere in grado di:

1. Saper definire puntualmente gli obiettivi operativi attraverso il coinvolgimento dell’organizzazione. Gli obiettivi strategici stanno in capo all’azienda, le tattiche e le azioni ai team. È fondamentale che l’incontro di questi due “al centro” per verificare la coerenza degli obiettivi e definire le risorse necessarie;

2. Saper comunicare in modo trasparente e efficace. C’è bisogno di dialogo e feedback costante basato sui driver di performance legati agli obiettivi. Lo si può fare sia a livello di team che con le singole risorse, ma sempre contestualizzando all’interno degli abituali momenti di condivisione del lavoro. Una prassi abituale è, per esempio, quella di analizzare uno specifico KPI in ogni riunione di allineamento settimanale per approfondire cosa stia andando bene e cosa si possa migliorare. Poco valore invece ricoprono i periodici incontri sulla valutazione delle performance tra capo e risorsa (trimestrali o semestrali) tipici di un sistema MBO mal progettato e scollegato dalle attività di execution;

3. Saper monitorare l’andamento degli obiettivi a livello di prima linea di management. È necessario che qualcuno controlli costantemente gli impatti positivi o negativi delle azioni del team rispetto agli altri gruppi di lavoro. Questo significa avere team leader in grado di recepire richieste dai colleghi di linea e in grado di attivarsi per modificare l’organizzazione e lo stile relazionale del proprio gruppo di lavoro. Organizzazione e relazione sono due obiettivi di performance di tipo intrinseco che ricoprono sempre un alto livello di importanza. In ogni azienda.

 

L’efficacia di un sistema premiante però non dipende solo ed esclusivamente dagli obiettivi e dalla struttura ad essi legata. Un altro importante fattore per determinare l’efficacia di un sistema premiante è, ovviamente, la motivazione.

Come detto, la motivazione che arriva dall’azienda sotto forma di premio può non essere sufficiente ad allineare i comportamenti delle persone agli obiettivi strategici dell’organizzazione. La motivazione estrinseca è debole e frammentaria e non si adatta sempre a compiti complessi in mercati incerti.
È quindi necessario spingere sulla motivazione interna delle persone attraverso lo sviluppo dell’aspettativa (quanto credo di poter raggiungere l’obiettivo) e della valenza (quanto ritengo che l’obiettivo sia importante). Ancora una volta, l’organizzazione deve essere pronta ad usare lo strumento del sistema premiante all’interno di un ambiente volto a supportare il significato, l’eccellenza e il senso di autonomia. Vediamo di approfondire meglio questi tre concetti:

Significato. In un contesto mutevole, frenetico e incerto le persone faticano a comprendere le ragioni che portano le aziende a cambiare gli obiettivi continuamente. Prima responsabilità dei leader è sviluppare una visione che venga percepita come sensata dalle persone e sempre ben presente nelle abituali attività delle persone.

Eccellenza, ovvero impostare le strategie e le tattiche dei team prevalentemente sui punti di forza per aumentare l’aspettativa di successo e il raggiungimento degli obiettivi. Questo determina un aumento diretto sia della performance che della motivazione.

Autonomia, ovvero permettere alle persone di scegliere e non imporre loro scelte già fatte su cui si hanno poche possibilità di contribuire al raggiungimento dei risultati. Questo significa costruire un processo decisionale magari un po’ più lento, che passa attraverso il coinvolgimento, ma che ottiene poi risultati motivazionali che permettono alle persone di andare molto più veloci. Non sempre sarà possibile coinvolgere le persone nelle decisioni, ma tutte le volte che possiamo farlo, non facciamoci sfuggire l’opportunità di aumentare la motivazione intrinseca delle persone.

Organizzazioni con queste caratteristiche non avranno problemi ad inserire uno strumento come il sistema premiante, garantendosi così una ulteriore leva per mantenere la motivazione e allineare le persone alla strategia aziendale, ma è importante avere alla base un solido sistema di gestione per obiettivi!