Sistema di Gestione per Obiettivi in una PMI

PROGETTAZIONE E IMPLEMENTAZIONE

Di recente abbiamo effettuato un intervento presso una PMI emiliana impegnata nel settore meccanico che è risultato particolarmente interessante e che può essere utile prendere in esame per approfondire il tema della gestione per obiettivi.

L’occasione è stata quella di un workshop di orientamento al sistema di gestione per obiettivi svolto come attività preliminare alla progettazione di un intervento sul modello organizzativo della PMI. Il gruppo coinvolto comprendeva manager di prima linea e alcuni Team Leader, per un totale di una decina di persone in totale.

L’obiettivo è stato quello di verificare e allineare il gruppo sulla comprensione degli elementi caratterizzanti un sistema di gestione per obiettivi (MBO) come approccio di management, raccogliendo in maniera organizzata i loro feedback.

Le differenti “linee di pensiero” all’interno del gruppo hanno subito dato un interessante taglio all’incontro. Da un lato, la prima linea di management ha visto nel sistema di gestione per obiettivi un’opportunità per calare in azione gli obiettivi strategici e sviluppare senso di autonomia e responsabilità all’interno delle funzioni aziendali. Dall’altro lato, i Team Leader, si sono mostrati interessati a comprendere come poter utilizzare lo strumento OKR con il suo approccio agile e “condiviso”, probabilmente attirati anche dell’effetto novità di questo strumento per moltissime aziende italiane.

Quindi il workshop, da principio nato per allineare il gruppo sulla comprensione di un sistema di gestione per obiettivi, si è presto trasformato in MBO vs OKR e sulla Canvas sono comparse alcune parole chiave:

MBO = framework

MBO = focus su cosa fare

MBO = approccio top down

MBO = approccio classico

MBO = strumento per valutare la performance individuale

MBO = sistema premiante

MBO = colloquio capo-risorse

Sull’altra parte della lavagna abbiamo trovato post-it con su scritto:

OKR = strumento

OKR = approccio agile

OKR = aggressivo e ispirazionale

OKR = revisione costante

OKR = approccio top down + bottom up

OKR = trasparenza e condivisione

OKR = Team

Da questi elementi siamo partiti per identificare alcuni concetti generali relativi al sistema MBO e allo strumento OKR, e poi guidare il lavoro di progettazione sulle reali esigenze e caratteristiche di questa organizzazione, con l’obiettivo di realizzare il più adatto sistema di gestione per obiettivi. Così abbiamo sviluppato tre elementi principali:

– Elemento 1: Identificare l’obiettivo per cui si intende introdurre un sistema di gestione per obiettivi. In questo caso, abbiamo “messo in fila” per priorità gli elementi che devono essere soddisfatti.

La necessità di un framework per trasferire la strategia sull’operatività (top down) unita ad uno strumento che aiuti a sviluppare la capacità di identificare obiettivi tattici rilevanti e costruire i relativi piani di azione sono i punti. Infine, abbiamo trovato tutti d’accordo sulla necessità di modificare il “classico” sistema di condivisione su base semestrale per una modalità più snella e frequente.

– Elemento 2: Cultura aziendale. Anche la cultura aziendale ha una sua influenza nella definizione del sistema di gestione per obiettivi. Organizzazioni con una avversione al rischio e un modello di condivisione degli obiettivi per cluster (funzioni o livelli) sono tendenzialmente più propense ad abbracciare il sistema MBO. Al contrario, organizzazioni più agili, aggressive e propense al rischio sono più aperte alla totale condivisione e trasparenza all’interno dell’organizzazione, prediligendo spesso gli elementi dell’OKR.

– Elemento 3: l’attuale modello organizzativo, basato su una operatività suddivisa per funzioni (amministrazione, commerciale, produzione, logistica, etc), caratterizzato da scarse interazioni cross-funzionali e la quasi assenza di obiettivi trasversali. In questa situazione, solo alcuni team (marketing e R&D) “spingono” per condividere piani di azione con altri gruppi di lavoro, quindi la necessità è di scardinare piano piano questo modo di operare “a silos”, aprendosi ad una modalità di lavoro che veda al centro l’analisi continua della performance, la condivisione dei rischi e la revisione costante di iniziative comuni tra le funzioni aziendali.

L’interpretazione di questi tre elementi da parte dell’azienda, ha portato alla sperimentazione di un sistema di gestione per obiettivi che potremmo vedere come un modello “ibrido” e che include elementi del sistema MBO e logiche di tipo OKR. Un modello che prevede una evoluzione basata sulla misurazione e sviluppo di elementi “portanti” come la capacità di costruire obiettivi ben formati, la fiducia, autonomia, responsabilità e condivisione.

Se sei interessato ad approfondire il tema, puoi trovare un video dal nostro canale YouTube incentrato proprio su questo, tratto dalla nostra serie di video-approfondimenti sui Team di Lavoro.