Pensiero Lean, Muda e efficacia organizzativa (Video)

Il ritorno in ufficio a cui sono chiamati migliaia di leader dopo la prolungata parentesi dello smart working può nascondere diverse insidie e una di queste ha a che vedere con la riorganizzazione delle persone, dei processi e degli strumenti in ottica di un “ripristino” di efficienza.

In un periodo di relativa emergenza e precarietà può essere accettabile porre priorità al mantenimento di un certo livello di operatività a discapito dell’efficienza, ma nel lungo periodo piccole o grandi inefficienze possono diminuire la produttività e aggiungere uno stress non produttivo alle giornate lavorative.

 

In questo contenuto proviamo ad illustrare alcuni elementi su cui agire per ottenere efficienza e organizzazione.

Partiamo con il chiarire quali sono i driver di performance in cui si muove il manager quando intende lavorare su efficienza organizzativa: capacità di gestire i cambiamenti e capacità di esecuzione. Molti degli elementi che qui citeremo come “soluzioni” sono tipici di questi driver.

Per approcciare questo tema prendiamo spunto dai concetti legati al pensiero Lean, una filosofia di management rivolta alla semplificazione del lavoro, alla eliminazione degli sprechi e alla ricerca del miglioramento continuo, con un focus sul particolare concetto di MUDA, ovvero eliminazione degli sprechi. Lo spreco è costituito da tutte quelle attività o metodi di utilizzo delle risorse che non forniscono al prodotto un valore aggiunto.

Muda 1: Attese. Ci sono ritardi prima delle riunioni? O per prendere decisioni? O per avere autorizzazioni? Queste sono inefficienze e si possono correggere migliorando la pianificazione delle attività, agendo su processi di delega o lavorando per aumentare autonomia e senso di responsabilità nelle persone.

Muda 2: Sprechi.  Ci sono attività che si ripetono? O attività che vengono verificate più volte? Tutte le attività che non producono valore aggiunto al prodotto e per cui il cliente non sia disposto a pagare sono considerate degli sprechi e, in quanto tali, vanno eliminate. In questo caso si può correggere mappando le attività e rivedendole periodicamente. Qui il manager può fare perno sulle capacità di elaborare alternative (proprie e del team) e sulle capacità di sperimentare soluzioni che aggiungano valore o che eliminino il superfluo.

Muda 3: Sovra produzioni. Ci sono informazioni, report, analisi che vengono fatte e che nessuno legge? Anche in questo caso il manager può verificare e correggere utilizzando il registro degli stakeholder che identifica tipo di informazione, modalità e tempi per veicolarle correttamente. Tutto ciò che non è compreso nel registro, può essere eliminato.

Muda 4: Scorte. Questo elemento, in generale, pone attenzione alle attività da evadere e agli strumenti in utilizzo. C’è un accumulo? C’è disordine? Informazioni, materiale, file obsoleti e non più utili? Strumenti non più necessari? In questi ambiti ci sono dei costi per chiudere le attività, per mantenere aggiornati dei file o dei documenti che potrebbero non essere più utili. Costi di applicativi o strumenti che non usiamo più. Sono costi da eliminare.

Lavorare su questi elementi è, a ben vedere, un’attività piuttosto semplice e richiede un’attenzione continua non solo ai contenuti delle attività che svolgiamo, ma anche a come le svolgiamo. Eliminare piccole inefficienze su tutti i nostri processi operativi aumenta la produttività e attiva un processo di miglioramento continuo.

Abbiamo approfondito questo tema nell’ultimo video della serie sul nostro canale YouTube dedicata a “SAM” – Sviluppo Agile Mindset, il sistema di sviluppo manageriale elaborato da PMC.

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